关于在新形势下如何做好档案利用工作探析

【摘要】档案是任何一个单位以及组织都必不可少的文件，通过档案可以知晓一个人的过往，档案的形成是，每个人在一个组织、单位中存在的印记，以各种各样的形式表现出来，例如可长时间保存的图片、文字、表格、影像、视频、音频等各种形式，将最初的事件记录下来，成为最真实的历史，是每个人都值得好好保存的物件，但是随着时代的不断发展，人们记录自己发生过的事件的方式方法越来越多，这在一定程度上，让档案工作的开展受到了限制，所以在新的时代背景下，档案工作者更应该思考如何做好档案利用工作，将档案作用发挥到最大。

【关键字】档案；历史；新时代；档案工作者

在利用档案开展工作时，应该通过科学合理的方案，将档案作为社会中个人的最佳记录文件，利用其为社会各项工作开展服务，例如：教育、政治、职位安排、奖惩、人才培养等各个方面，在开展社会工作时，根据档案记录，制定出合理规范的方针政策将会对社会的发展起着不可磨灭的作用。随着我国科学技术的不断创新发展，许多创新的使用方法也逐渐利用到档案管理工作中去，新科技的使用，对档案管理者也提出了新的要求，需要大家掌握更多的管理技能，科技发展带来的难题，只能解决，不能规避，所以如何解决时代发展带来的难题，在新形势下如何做好档案利用工作，是档案工作者急需要解决的难题。

一、档案管理内容

各个单位不同，档案管理的内容也会有很大的区别，档案管理工作在不同的单位中，需要档案管理者做到按照要求做事，对于私密文件，需要做到完全保密，不能泄露工作内容；对于需要公开的档案，则要进行公示工作，将档案内容一丝不苟的转换，用大家能够理解的方式，将档案内容讲解给相关人员。并且对档案管理工作进行记录时，需要管理人员，按照事先设定的顺序，分单位、分部门、分等级、分阶层的放置好，将各事件发生的顺序，记录在封面上，放置好后，以便后面的工作人员查询档案内容[1]。除此之外，在进行工作交接时，需要将档案的相关工作，与后续的工作人员讲解清楚，以备档案管理混乱的情况出现。

二、新形势下档案管理方法

国力强盛，科技发达，档案管理工作与之前的工作相比，有了许多的更新与改变，相较于传统的纸质档案文件，现在陆续出现了电子档的档案文件，更加快速便捷的同时，给档案管理工作者也带来些许麻烦，工作内容更加有挑战性，下面是一些在新形势下，档案管理工作可采取的一些措施。

（一）工作得到广泛支持

档案管理工作是一项较为私密的工作内容，如果得不到大家的支持与配合，在后续的工作开展中，也会遭遇大量的挑战与难题，所以在工作开展前，就需要得到相关人员的全力支持与理解，让大家重视档案管理工作，为后续的管理工作打下基础。在部分地区，进行档案管理工作时，部分人员认为自己的隐私得到窥探，被大家误会，在出现这一问题时，大家应该引导大家解除误会，得到大家的理解与配合。在开展档案工作时，常常出现设备设施不全，工作人员缺少的情况，少量的管理人员，大量的管理工作，在这种情况下，工作的开展当然会很有难度，所以档案管理工作应该充分得到领导者的重视。在工具及人员缺乏的情况下，还会出现档案工作者地位不高，工资福利被不公平对待的情况，在这种情况下，仅存的档案管理人员也会出现工作积极性缺少，缺乏工作热情的情况，最后导致档案管理工作被疏忽对待。在广泛得到大家的支持时，领导者的支持格外重要，更需要领导者重视档案管理工作，才能配备适宜的工具，招募适当的人才，为档案管理工作提供了有力的后期保障[2]。增强领导者的档案管理意识，不仅体现在增强档案工作者的福利，还体现在明确他们的义务，将他们的工作纳入常规考核，给予充分肯定，提高档案工作人员的归属感，真正融入到单位、组织的日常工作中去。

（二）建立合理制度

制度是工作的保障，在进行档案工作时，需要根据各个单位、组织的实际情况，提高档案管理水平，制定出切实可行的档案管理工作制度，在人员开展档案管理工作时，可以有依据寻找，对已经存在的档案进行细致的检查归纳，再次归档工作，对于还未归档的档案，在进行归档时，则应该按照相关制度，合理进行安排，建立合理制度包括档案归档制度、档案工作人员守则、档案工作人员保密安排、档案使用制度等等一系列规范做法。将档案的管理范围、管理方法、管理制度及原则一并以科学合理的方式做好工作。再制度设立好后，需要组织人员对这一系列守则、方案进行定期学习，确保每一位档案工作者都熟悉工作流程，严守工作制度，做好相关工作，使档案工作有法可依，有章可循。将档案按照各部门，分别归纳总结，录入计算机，在使用时可以方便快捷，同时对使用对象，严格分类，不同阶层的人，在使用时，查看的范围不同，权限不同，确保不泄露私人档案内容。档案管理工作由于自身原因，较为复杂，将各类档案管理进行统一标准、分类管理、合理储存，将档案管理工作，变为一条线管理，让档案管理工作不断规范，不断完善，最终保证档案管理、使用正常进行。

（三）完善档案管理设施设备

档案最重要的工作是真实、可使用、属于原记录，要让档案时刻保持这三个性质，档案管理首先应该具有完善的设施设备，良好的保管条件以及档案管理方案。随着人们对档案使用要求提高，对档案管理的规范合理也提出了更高要求，所以在硬件设施方面，需要第一步完善。例如根据档案管理需求，建立专门的档案保管室，档案保管室要符合档案存放的一系列要求，一是面积大，档案数量众多，又需要分部门、分时间排序放置，需要较大面积，存放档案。由于目前许多档案仍然是纸质材料，因此避免档案受潮，需要保持档案的通风性[3]；对于不同的档案，需要不同按照种类进行放置，所以需要购买相应的档案存放柜、档案盒以及密级架、保险柜等设备。除此之外还有部分小物品需要添置，例如剪刀、打孔器、胶水、订书机等等，基础的设施设备选购完毕后，才能将档案按照相应的要求整理好，最终将档案规范放置好。现在科技发达，常规的档案管理装备外，还需要设置部分现代化管理设备，例如电脑、打印机、传真等等设备，档案管理人员首先熟悉这部分设备的使用方法，再利用这些设备提高档案管理效率，帮助档案发挥更多的用处。

（四）加强档案管理人员思想培训

能否将一份工作处理好，最多的方面，还是由人员控制的，所以在档案管理工作中，离不开对于档案管理人员的培训，档案管理人员首先应该重视自己所做工作，在此基础上，掌握一系列管理要求，遵守相关规章制度。在使用档案时，也应该创新思维，档案记录了一个人的真实历史，在许多方面都可以派上用场，例如在分析一个人的处事态度时，即可使用，从这个人接触的事情，做过的事情出发，对人进行全面理性的分析，每个人的历史不会消失，做过的事情也不会毫无影响，这些事件，会变成小的生活习惯或者某些兴趣爱好，一直伴随在这个人的一生中。所以档案管理工作不仅仅是一项死板的文件工作，也可以有其活泼有趣的方面，档案管理人员应该打破传统思维，发现档案新的使用方法。

结束语：

档案有许多用处，需要人们去开发利用，但是在使用档案做事的前提下，保护档案、合理的储存档案也是十分有必要的，档案是一项没有生命的物品，但是人是活的，档案的使用、管理，更多还是由人自己决定开展，最终进行合理使用。

参考文献：

[1] 刘学军. 浅谈如何做好新形势下的档案管理工作[J]. 黑龙江档案，2014（2）：98-99.

[2] 黎美妃. 关于加强新形势下档案管理工作的思考[J]. 自然科学：文摘版，2016（5）：00284-00284.

[3] 唐希成，盖敏慧. 新形势下企业档案工作存在的问题与解决措施[J]. 兰台世界，2016（s1）：98-99.