浅谈我区企业如何实施企业信息化问题探讨

梅维

（宝钢集团新疆八一钢铁有限公司乌鲁木齐市 830022）

关键字：自治区　企业  信息化

摘要：本文对新疆维吾尔自治区内企业为什么需要信息化、如何实施信息化建设、实施中的问题及问题解决方案、信息化后期的拓展等问题进行了探讨。其中主要对企业如何实施信息化进行了详细步骤的讲解。

一、   企业为什么需要信息化。

随着我国加入WTO后，国内外公司的竞争越来越激烈，全球经济一体化导致的国内企业参与国际竞争现象的加剧，越来越多的国内企业通过应用企业信息化来改变传统的管理观念、改善管理模式、调整生产流程这一根本途径而提高竞争力的需求也日渐强烈。除了国外及内地同行业大型企业给我区企业带来压力外，同时我区部分大型企业也逐步采用先进的管理技术和信息手段，给我区中小型企业带来越来越大的压力。在我区相当一部分中小企业往往只是注重产品生产和销售，却忽视了企业管理和对新技术的应用。在现阶段的产品竞争激烈的市场中，他们长期处于产品更新周期长、市场信息反馈慢中，很难适应新的市场竞争。所以，我区中小型企业要想在新一轮的市场竞争中占有一席之地，必须进行企业信息化建设，利用信息化带动工业化，通过信息化对企业资源的深化开发和利用，不断提高企业生产、管理、经营和决策的效率和水平，进而提高企业经济效益和企业市场竞争力的过程。

本文就我区企业如何进行信息化的选型、实施，在实施中应注意哪些问题、如何解决这些问题来一个抛砖引玉，希望大家进行指正和进一步深入讨论。

二、  我区企业如何实施企业信息化建设

企业要搞信息化，笔者认为要分五步来进行规划、实施和优化，

（一）、企业信息化前期准备工作。

      1、信息化领导机构和实施小组的建立；

      企业实施信息化，首先是企业领导和全体员工对企业信息化要有正确和清楚的认识，应重视企业信息化建设是企业提高竞争力和效益的有力手段。是企业发展到一定阶段必须进行的工作，是一把手工程，而不是一个摆设。企业应该成立一个信息化领导小组，安排企业高层领导中一名既懂信息化技术又懂管理的领导来担任组长（国外将这一职务称为CIO），直接对企业一把手负责，专门负责企业管理信息化建设的领导工作。下设信息化实施小组，各个主要部室负责人任成员，主要职责是审批企业信息化建设总体方案及各单位应用系统的分项方案，负责中长期规划、项目计划、方案论证，明确各应用系统的管理职能、业务流程、开发标准、验收规范、实施进度；统一调配企业内部信息化建设过程中需要的人、财、物等各类资源，协调、处理企业信息化建设过程中存在的各种问题；负责企业信息化建设过程中，人员培训、信息交流、外出考察、专业学习，新技术、新产品推广、应用工作。

      2、软件商（或咨询公司）的咨询工作和本企业信息化相关人员的培训工作；
　　培训开路，并贯穿始终。信息化是借用一种新的管理模式来改造原企业旧的管理模式，是先进的、行之有效的管理思想和方法。它基于管理思想、管理技术、计算机技术的发展成就，反映了企业的供应链。企业信息化成功实施，必须加大培训力度，舍得在培训上投入，培训必须要有完整的培训知识库，注重科学性、有效性、实用性，分阶段、分层次进行，借助培训手段统一认识，提升管理理念和技术技能。否则软件用上了，但员工未必真正接受；观念上接受了，数据、制度未必能到位。企业信息化是企业领导和员工理念的信息化，企业信息化的实施过程也就是企业管理层和操作层传统管理习惯的转变过程。
      培训工作应采取全过程、全方位、多层次、多方式的策略，即：培训贯穿整个实施过程，坚持培训、培训、再培训的原则；采取送出去和请进来的培训方式；根据不同的对象实施不同的培训内容：
      ·对高层领导：主要是培训ERP原理、现代管理思想，以取得他们的理解和支持；
      ·对中层领导：主要是培训ERP系统功能、实施技术，以取得他们的认同和配合；
      ·对操作人员：基层操作人员是ERP系统的最终用户，对他们主要是业务流程、操作规范方面的培训，以加深他们对ERP系统运作体系的理解，培养其分析问题、判断问题的能力，提高ERP管理的业务素质，潜移默化操作人员的行为规范，实现手工业务流程向ERP管理的转化。
      通过培训我们不仅提高了员工的整体素质，而且初步建立了一支自己的技术服务队伍，通过培训后，公司还可以打算到一定时期推行计算机上岗证上岗制度。
      3、公司管理流程和业务流程再造；
      企业（特别是制造行业企业）搞信息化包括管理信息化和生产信息化，企业管理信息化服务于企业生产，企业生产的进程快慢取决于企业管理的好坏。所以企业首先要对业务管理流程进行流程重组或者改善，为公司以后实施管理信息化ERP系统打好良好基础；其次企业还可以对企业产品制造流程进行重组和改善，为公司以后实施生产信息化PLM系统打好基础。这一步是企业信息化必须做的工作，也是很重要的工作，因为系统所涉及到流程特别是管理流程如果不在一定范围和相对时间内固定和优化，就会非常影响信息化的进程和效果，这段工作甚至需要有相当长的一段时间实施。国内许多企业在没有进行这一步工作就快速上马信息化，结果无疑是饮鸠止渴，其失败的结局是可想而知的。

      4、信息化相关制度的建立；

      企业信息化建设要有一套完整、有效的信息化标准、规范和规章制度：系统维护管理的规章制度、数据维护管理规章制度、信息资源管理制度、企业的网络管理和安全策略

 5、基础数据准备工作；

"三分技术、七分实施、十二分数据"概括了数据管理的重要性。数据它是ERP系统运行的基础，是实现信息集成的首要条件；同时，数据准备的进度和质量决定了ERP系统的实施进度和质量。因此，只有规范化、标准化的数据，才能保证数据的及时、准确、完整，才能真正地实现企业的信息集成。

数据准备：主要是静态数据的收集、整理、录入和编码的制定。静态数据准备最大的难度是各种定额和期量标准的制定，很多企业由于定额和期量标准的不准确，至使能力计划难以实现，而影响生产管理系统的实施。

在进行数据准备时，可以采取"分步实施，先易后难"的方针，即，先准备编码和物流管理系统的有关数据，在实施物流管理系统的同时并行其它数据的准备工作。各种定额和期量标准的制定，打算先按现有定额输入系统，再通过生产管理系统的试运行及上线后采取逐步调整的方式加以完善。

在物代码的编制过程中，除了遵循编码的唯一性和扩展性等一些基本原则外，把各环节人员所共同关心的主要属性作为重点加以考虑，而不是将物料所有的属性都给予反映；同时考虑到原有物代码的使用习惯，便于生产活动的延续性。这样做的结果，使新编码在短时间内就得以推广应用。
　　　　　对数据管理，不仅要建立相应的规章制度。如：成立一个编码委员会，制定企业数据编码原则，统一指导所有数据的编码工作；明确基础数据建立和维护的责任单位，建立规范的数据管理工作流程等；还对数据的准备建立了激励制度，如：对每条正确的数据输入对相应的职任人和部门负责人给予奖励，对每条错误的数据输入给予惩罚，以保证数据的正确性。数据(信息)的编码方案；数据规范化技术方案；数据(信息)检查、修正措施；数据维护和管理规程制定。

（二）、企业信息化统一规划工作

       这一步包括为信息化应用系统运行所提供保障的网络基础设施、信息化整个的进程计划和保障体系进行规划。具体包括企业网络规划、信息资源规划、分步实施的信息化建设行动计划、系统选型建议以及IT保障体系（IT组织、质量保障和风险防范措施、项目管理和监理制度以及后期服务和培训工作等）建设计划等。

（三）、企业信息化选型工作。

      1、考察同行业相关企业；

全面考察，选准软件供应商。首先企业要明确自身的目的与需求，先作自我分析与诊断，然后要深人考察多家供应商及供应商服务的客户，必要时请管理咨询机构参与谋划和鉴别。企业要做好投入产出分析，注意成本的合理性，既不要片面追求功能全面的软件造成浪费，也不必为节约一时成本致使所选软件无法满足企业发展需求，兼顾实用与开放。软件应为管理服务，而非管理适应软件，不能本末倒置。软件要适合于企业的流程，吻合度要高，这样才能减少二次开发量，保障实施周期，顺利进行信息化。供应商最好有同行业客户的服务经验，这样会降低实施风险，并能在软件编码体系等基础数据准备中大大缩短实施周期。同时要考察软件供应商的综合实力、实施人员素质及其后续服务的能力。选软件供应商不可不慎，选好合作伙伴就成功了一半。

（四）、企业信息化分步实施工作

      1、OA办公自动化系统。

      办公自动化的目的在于企业在为了规范了自身管理，以及提高工作效率的要求，非常需要的一种安全、高效、规范的文件收发和传递系统。它不仅能实现人与人、部门与部门之间的公文传递，还能完成公文批阅之类的流程。另外，办公自动化除了公文流转外还可以包含企业职工信息交流、车辆管理、出差管理、会议安排、个人日常业务等信息。信息服务商要与企业用户紧密结合，要面向用户的需求，提高实用性高的解决方案。现在许多信息服务商为了多拿订单，在此系统里加入一大批华而不实的功能模块，而忽视了公文办理的主要业务，致使许多企业把办公自动化系统作为一个摆设。

      2、财务管理系统

      财务管理系统是企业管理信息化中最重要的部分之一。目前，我区财务管理信息化事业正处于大规模开发和运用中。其中，部分大型企业在早期使用的单机财务系统的基础上，进一步建立了财务管理信息化系统。根据国内企业实施财务管理信息化的经验，因为国家财务体系大致一样，比较固定，并且像金蝶、用友、新中大等软件商在这方面已经具有相当成熟的软件系统，所以在我区中小企业推广财务管理系统基本上是没有风险的，也是企业信息化比较稳定、见效快的系统。财务管理系统应包括成本核算系统、资金管理系统、项目管理系统等模块，真正做到物流和资金流的统一，以及工作流的可控性，及时准确地反馈各项企业经济信息，为企业后期实施商务智能决策系统提供数据基础。

      3、销售管理系统

      互联网给新兴的中小企业带来了推广自己和销售产品的机会，在全国范围内建议起自己的分销网络，其基本结构大都是多级分销模式，销售形式也是多种多样：有批发、零售、协议销售、经销、内销、外销、代销、赊销等。为了解决销售点分布广，不易管理等分销特点应该实施企业的销售管理系统，可以规范企业的销售业务，对不同销售业务进行不同结算，对销售流程进行实时监控，为提高企业整体管理水平、保障企业经济不受损失打好基础。销售系统应包括订单管理、价格管理、销售合同管理、应收货款管理、发货管理等功能模块，并且应该与财务管理系统集成保证资金流的畅通，与库存管理系统集成保证库存产品管理和查询，与制造（生产）管理系统集成保证以销定产和以产促销的管理手段、与客户关系管理系统集成来达到对销售商的管理和绩效考核。

      4、库存管理系统

      在我区许多企业特别是具有销售季节淡旺相关的企业，库存占用资金很大。缩压库存非常困难，如果不凭借信息化手段，光库房盘点就在短时间很难完成。实施库存管理系统后， 完成对库房的出入库、盘点、调拨、物资的借用归还的全过程管理。库存日常数据动态管理，与采购、耗用紧密相连，层层控制，保证库存信息实时、准确。同时提供各种查询统计。库存管理系统应包括入库管理、出库管理、盘点管理等基本模块。

      6、客户管理系统

      客户管理初级阶段非常适合强调客户管理、销售和服务的中小型企业。客户管理系统通过管理与客户间的互动，努力减少销售环节，降低销售成本，发现新市场和渠道，提高客户价值、客户满意度、客户利润贡献度、客户忠诚度，实现最终效果的提高。实际上，客户管理系统的价值在于突出了销售管理、营销管理、客户服务与支持等方面的重要性，可以看成广义的ERP的一部分，二者应该能够形成无缝的闭环系统。

      最后，企业还可以在以上系统上马后进一步开展生产管理系统或产品数据管理系统，在此基础上作好企业整个信息化集成工作，解决信息孤岛的问题。

针对以上各个系统开发实施阶段又大致包括以下几个步骤：

1、项目定义

2、需求分析

3、系统设计和编码

4、系统试运行

5、系统修改和进一步开发

6、系统正式运营

7、系统优化

8、系统验收

 （五）企业信息化后ERP实施工作

      1、商务智能（BI）系统；

商务智能(BI)分析，即数据仓库(DW)和联机分析处理(OLAP)的综合应用。由于缺少足够的数据，在实施ERP的初级阶段是不可能同时展开BI应用的。这个阶段的ERP仅仅是个OLTP系统，只能用于完成业务功能作业。存留在ERP系统里的仅仅是没有被充分转化为信息的浅层次作业数据。而高层管理者却更需要综合的、历史的信息，以发现有助于决策的趋势。一般企业在本文谈到的第二步信息化应用系统正常运行两年左右，系统中就会积累足够的业务数据，同时在数据处理方面具备了较丰富的经验，因此DW、OLAP或BI应用的时机开始逐步成熟。企业应该不失时机地引入这些技术——把BI和企业信息化作业系统联结起来，构成决策和执行的闭合循环系统 ：ERP为BI提供集成的数据源 ；BI帮助企业将ERP的数据变为信息和知识，从而形成“计划→执行→分析→决策→调整”的不断优化过程，释放ERP的能量。

      2、社会供应链管理系统；

      企业用ERP练就了内部管理的基本功以后，必须将信息化的重点转移到相关企业间的业务流程有效链接、监控和管理方面上来。但是这种企业间的连接并不仅仅是网上的信息交换或电子商务。关注供应链上所有关键业务集成的SCM将是企业持续改进的重要方面。供应链内，组织间的战略、计划、执行和协调所产生的数据和信息，以及不同系统之间的数据交换远比企业内部要复杂的多，因此支持SCM的信息系统就成为跨越不同组织之间传统界限的桥梁和重要工具，遗憾的是至今为止IT业并没有拿出成套的软件系统。而将ERP说成是“供应链管理”是有害的。就目前的几种SCM系统而言，基于BoB的以APS为核心的SCM仍旧在企业内部的计划和作业排序中更有效果，CRM/SRM软件则仅擅长处理两者之间的问题，对解决供应链或网络上企业间的计划、协调和监控仍然缺少力度；ERPⅡ也尚在概念阶段。在SCM领域的管理信息系统方面，企业（主要是盟主企业）应该如何选择？笔者认为较为现实的选择有以下几种。
      （1）中小型企业可以采用ASP技术，政府行政部门牵头联合区内几家大型企业（如八钢、建工集团等）作为ERP的ASP服务商，应统一供应链信息系统平台，进一步在供应链伙伴之间实行信息接口的标准化。当然也有采用接口的方法（如SAP的BAPI）将多个异构系统连接起来的。在此基础上，进一步对供应链的预测、存货设计、交付承诺、供应瓶颈计划进行全局性优化和执行监控,大大降低营业成本和周期。
       （2）对大型企业可以采用建立供应商和客户门户，允许供应链上的企业对现有信息系统相互访问，共享部分信息(如存货、需求记录和预测、订货情况、设计和技术规范等)。供应链内部信息的透明化将提高整个供应链的响应速度和竞争能力。
       （3）对大型企业特别是行业型企业可以建立供应链数据仓库。将供应链关键过程的数据收集起来，使供应链所有的成员都能按其所有的权限从中获得相关信息。这种将集中的供应链数据仓库作为供应链提供信息中心的做法，将大大加速信息传递和加工的速度。并且，供应链数据仓库本身就可以作为一种接口，解决不断改进的难以集成的信息系统之间的快速信息交换。

 3、电子商务系统。

一个企业要想真正通过互联网这种高效快捷的手段提高自己的经营能力，获取最大的利润，进而提高自己的市场竞争能力。就应当搭建起一个网络集约化的电子商务平台。
        一个企业要想搭建自己的集约化电子商务平台，就必须将企业内部信息化应用系统，如生产制造、财务、人事、物质管理、采购和销售与服务各业务环节与企业外部的供应商、客户、合作伙伴、分支机构等紧密衔接，形成一种信息快速传递、业务互动的高效商务运作联盟。