对当前文秘工作中出现的问题提出几点建议

赵书艺周云

【摘要】文秘人员作为办公室工作的具体组织者和实施者，是联系上下、协调左右的中枢和纽带，也是制定和实施决策的政务参谋和事务助手。本文针对文秘人员自身和所在单位提出几点建议，旨在打造一支高质量的秘书队伍。

【关键词】秘书人员；文秘工作；对策

中图分类号：F27 文献标识码A 文章编号1006-0278(2014)06-049-01

当前秘书人员在工作能力、处理紧急事务、工作量、工作难度等方面存在很多问题，为切实加强文秘队伍建设，保证文秘工作的正常有效运行，特提出以下建议：

一、努力提高自身

1. 要求具备良好的政治修养。秘书政治修养的好坏，对党和政府各项政策的正确制定和落实都有一定影响。所以，秘书人员必须认真学习和掌握马克思主义理论，要树立崇高的理想信念，掌握辩证唯物主义和历史唯物主义的认识论和方法论，还必须认真学习十八届三中全会的精神。

2.要具备现代社会意识，即民主意识、科学意识、法制意识、开放意识、法制意识、信息意识、公德意识等，运用现代社会意识维护好国家、社会、单位的利益，抵制不良风气。秘书人员只有树立了社会主义理想和具备现代社会意识才能有真正的工作目标和动力，才能为祖国的现代化建设和单位的持久发展贡献力量，同时也为自己争取美好的前途。

3.有良好的职业道德。现在我们见到一些秘书就像守门神一样，对很多很合理的要求和原来安排好的既定日程的实施，也是挑三拣四。这就是职业道德的缺失，秘书人员要时刻牢记以下几点职业道德内涵：

（1）忠于职守，敬岗爱业。

（2）埋头苦干，任劳任怨。

（3）谦虚谨慎，秉公办理。

（4）遵纪守法，廉洁奉公。

（5）诚实守信，严守机密。

（6）求真务实，一丝不苟。

（7）精诚团结，善于合作。

（8）善于学习，勇于创新。

4.注重知识积累，做“杂家”中的“专家”，做一名“T”型人才。

（1）“杂家”是指“一”型人才，是知识面宽的人才，但只是略懂皮毛，造诣不深。秘书人员夸张点说是一个“上知天文，下知地理，前知四书五经，后知蜡笔小新”，还要反应快、沟通强、情商高，甚至经济学、法律学、心理学都要涉猎到的人才，是一个名副其实的“杂家”。

（2）“专家”是指“｜”型人才，是在一个专能领域内造诣很深，但对其他专业一窍不通的人才。文秘专业知识可是秘书人员的看家本领，学透学精基础理论知识，办文优质高效，办事一丝不苟，办会认真严谨。“杂家”中的“专家”就是知识面宽并在文秘知识领域很有造诣的人才，即“T”型人才。我认为，成为一个“T”型文秘人员，简单点说是要读好理论，读好政策，读好语法，读好文史，由此及彼，触类旁通，既要钻进去，又要跳出来，把吃进去的知识，变成自己的思想再吐出来。

5. 强化公文写作功底，多读经典公文。公文是一种特殊

的文章,它与其他文体的写作要求是不尽相同的，公文所用的词语，含义要明确、清晰、完整,便于准确理解,无歧义，要多用书面语，少用口头语，不用方言土语。

6.及时“充电”。一方面，多下基层了解情况，为自己的公文写作积累素材，了解群众的基本情况，写出一些真正能反映群众问题的文章，而不是假大空。另一方面，人人都是一块蓄电池，如果不及时充电，随时充实，能量得不到释放，价值也无从体现，秘书人员应该针对自己在使用办公室设备中的困惑及时向前辈请教，不要觉得不是自己家的东西就不爱护，或者基本操作都会了，没必要学习了。

7. 思想认识必须到位。秘书人员首先自己要认可自己，热爱自己的职业，女秘书要自强自爱，在职场上用自己的实际行动证明自己的能力。

8.锻炼身体。毛主席曾说过身体是革命的本钱,也就是说任何工作的前提条件是要有健康的体魄，秘书工作也是如此。上下班爬楼梯代替坐电梯，合理安排节假日。

二、对单位的建议

1.进一步完善工作机制。单位要进一步完善办公室岗位设置，合理分配文秘岗位的工作职责，大力创新秘书工作机制，加大科部门合作力度，增强秘书的协调能力，分工要合理明确。

2. 提高培训质效。对培训实行考试结业制，可以进一步紧张参训人员的思想，提高培训期间的自我约束能力，提高培训效率，进一步巩固学习成果，严肃培训纪律，营造良好的培训氛围。

3. 建立系统内文秘职业资格制度。每年进行资格审查，

既可以促进文秘人员公文写作、计算机的操作与运用等，又可以为文秘人员发挥个人的聪明才智提供平台，进一步提高文秘队伍的整体素质，充分调动文秘工作人员的积极性，促使文秘队伍的管理与建设走上规范化的轨道。

4.选用人才时多了解各高校的专业设置。社会上很多人

不知道大学本科设立文秘专业，甚至觉得干“秘书”这个不需要系统的学习，在选择秘书时以中文专业毕业的学生为第一考虑，认为中文专业学的东西就包含了文秘要学的东西。用人单位应该多了解各高校的专业设置情况，选择适合岗位的人才，做到人尽其用。

参考文献：

[1]张同钦,杨锋.秘书学概论[M].暨南大学出版社,2006.

[2]金建新,万里燕.组织行为学纲要[M].甘肃人民出版社,2008.__