事业单位数字化档案管理现状与优化策略

　　【摘　要】针对事业单位的数字化档案管理问题，很多学者表示，影响其工作效率的最大原因是工作人员的专业水平不高。对于这一现象，可以对工作人员进行岗前培训和后期的考核评估，也可以设计专业技能大赛来提供学习和交流的空间与机会。

　　【关键词】事业单位；数字化档案管理；安全性档案管理工作不仅繁琐，而且需要工作人员具备足够的耐心和细心，因此，提升档案管理工作效率是十分有必要的。在互联网信息化时代发展迅速的今天，通过数字化档案管理能减少人工处理的程序弊端，也能够有效减少档案丢失或损毁的概率。

　　一、事业单位数字化档案管理现状

　　（一）事业单位档案管理工作人员专业水平不高在现实生活中，从事档案管理的工作人员往往不仅只负责档案管理，有时还肩负着很多其他的工作内容。这就导致了工作人员分配给档案管理工作的时间有限，无法进行工作能力提升，影响了专业化水平的进步。有的工作人员因为个人的原因导致对数字化档案管理不熟悉，对处理工作没有经验，还是沿用纸质版档案来进行档案管理 [1] 。这显然是没有跟上时代发展的脚步，事业单位应该重点对这样的工作人员进行培训，提升他们的工作技能，提高工作效率。

　　（二）数字化档案管理设备和技术存在不足

　　事业单位用来进行档案管理的设备很多都是老旧的，处理档案较慢，这无疑是影响档案管理工作的重要原因之一。

　　还有就是在数字化档案管理工作进行时，所用到的软件没有及时更新，或者网络信息安全工作做的不好，导致档案丢失等一系列问题。工作人员对此疏于管理，让档案管理工作的发展一直停滞不前，给实际工作带来了很多麻烦。

　　（三）数字化档案管理工作制度要求不严格、不明确任何一项工作在开展之前都应该让工作人员明确自己的工作要求，并严格按照要求办事。在事业单位数字化档案管理工作中，很多单位并没有对此进行具体制度的制定，员工按照自己的想法来处理问题，这会给工作带来很多弊端 [2] 。

　　尤其是在数字化档案管理工作进展初期阶段的事业单位，更应该做好制度的制定，用高标准来约束和激励员工，让员工尽快投入到学习和工作当中。

　　二、事业单位数字化档案管理优化策略

　　（一）提升事业单位数字化档案管理工作人员的专业素养在数字化档案管理工作中，除了档案管理的设备要新，质量要好，工作人员的操作水平也要强。没有经验，或者操作不熟练的工作人员可以自主学习，通过互联网等多种渠道学习数字化档案管理的专业技术。也可以向经验丰富的专业人士学习，并在实际工作中多练习，让自己的操作速度越来越快，提升业务能力。同时，负责数字化档案管理的工作人员也要提高自己的责任意识。努力让自己成为数字化档案管理的专业人士，才能让事业单位发展的更好。

　　（二）升级和更新用于数字化档案管理工作的设备和技术对于事业单位的数字化档案管理，工作效率无法提升很多原因都是由于设备和技术上存在不足导致的。事业单位发展水平不同，所配备的设备一定有所不同，有些老旧的设备根本无法快速处理大型文件，反而会阻碍档案管理工作的进行。其次就是相应的技术升级问题，由于员工专业水平不足，或者事业单位对此不重视，导致即使有最新技术也无人学习和应用。这大大减缓了数字化档案管理工作发展的速度，也无法提高整个行业的技术发展水平[3]。数字化档案管理必不可少的一项工作就是安保问题，主要是网络安全的系统维护，应该及时检查更新，避免出现病毒损害档案，造成无法挽回的巨大损失。

　　（三）精确事业单位数字化档案管理的制度

　　数字化档案管理的具体流程会涉及到很多要求，事业单位的工作人员如果不清楚这些要求就会引发一系列失误，阻碍档案处理工作的进行。事业单位应该对此进行细节化处理，制定相应的制度，传达给工作人员，并让工作人员认真按照制度上的规定进行日常工作的开展。必要时设置奖惩机制，督促和激励工作人员遵守制度。可以针对档案的安全管理工作建立专门的制度，由专人来负责档案安全保密工作。

　　事业单位的档案非常重要，常常有需要严格保密的文件，对此一定要注意做好保密工作，避免档案信息泄露产生的严重后果。数字化档案管理保存的档案需要建立网络安全防火墙和加密措施，避免黑客攻击造成泄密。

　　（四）做好档案分类，提升查找档案的效率

　　在事业单位的档案中，所涉及到的类型是非常多的，因此需要做好档案分类工作，方便查找和调取，可以先按照密级对不同级别的档案分类，再根据档案的类型或内容、年限、所属地区等一一分类。在有需要时，直接根据分类精准查找，可以省去不少时间。对于可以公开的档案，可以放在公共区域方便工作人员自行查找，也减少了档案管理工作人员的工作量，让其有更多的时间去维护数字化档案管理系统对安全，和个人专业化水平的提升。

　　结语

　　综上所述，事业单位数字化档案管理问题可以从多个方面进行解决。拥有专业水平高的工作人员和先进的设备、技术能够提高数字化档案管理工作效率。在完善的制度下，工作人员对目标明确，出现问题也能按照标准来处理。责任意识强，做事细心、耐心的档案管理工作人员能处理好琐碎繁杂的工作，在日积月累中总结工作经验，提升整个行业的发展水平，带动事业单位向更好的方向发展。

　　参考文献：

　　[1]刘春生.事业单位数字化档案管理优化对策[J].商情,2019,(6):151.

　　[2]房勇辉.事业单位数字化档案管理现状及对策[J].文渊（高中版）,2019,(4):127.

　　[3]胡林波.事业单位数字化档案管理优化策略探究[J].卷宗,2018,(28):46.

　　作者简介：

　　李珊珊（1984.04—），女，汉族，吉林通榆人，专科学历，初级职称，现任职于通榆县社会救助事业中心，研究方向：档案管理。