关于高职院校E-HR 系统建设的思考

高艳军 苏州工艺美术职业技术学院人事处江苏苏州 215104

摘要：本文首先介绍了E-HR 的概念及内涵，接着分析了当前高职院校人力资源管理及其信息化的现状和问题，随后阐述了高职院校建立E-HR 的意义，然后分析并提出了高职院校E-HR 系统构建的设想，包括准备工作、建设步骤、系统目标与要求以及功能结构和注意事项，最后给出了系统的使用推广建议。

关键词：高职院校；人力资源管理；E-HR

一、前言

企业E-HR 在信息时代和激烈的人才竞争下已日趋成熟，而在人才密集的高校，E-HR 的发展还相对滞后，尤其是高职院校E-HR 的发展尚处于起步阶段。

可以说，在人力资源管理迈入E 时代的今天，借助信息技术和先进的人力资源理念，建立E-HR 系统，提升人力资源管理水平， 增强人才竞争力，是高职院校人才战略的必然选择。而且，国家正着力加强应用型人才的培养，这为高职院校E-HR 的发展带来了巨大契机。

二、E-HR 概念及高职院校E-HR 系统特点

E-HR 是指“Electronic Human Resource”, 即电子化的人力资源管理。它不完全等同于HRMIS（人力资源管理信息系统），还包含了其他几层含义：一是“Efficiency”，即高效的人力资源管理； 二是“Enabling”，即更强功能的人力资源管理；三是“Empowering”， 即更有能力的人力资源管理；四是“Extending”，即扩展的人力资源管理[1]。

高校E-HR 是基于成熟的硬件环境和先进的人力资源管理模式，通过信息技术实现高校人力资源管理的完整解决方案。

高职院校作为高校的一类，其E-HR 系统有着自身的功能特点。一是，由于高职院校兼职教师比例较高，系统不可忽视对兼职教师的管理。二是，系统中绩效管理模块对教师实践能力的考核要求更高。三是，系统在功能模块的组成上与本科院校需求不同，如高职院校在师资管理模块中应设计“双师”素质认定管理。

三、当前高职院校人力资源管理及其信息化的现状和问题

E-HR 的发展需要经历三个阶段。首先是起步阶段，能实现人事档案信息化的管理，这一阶段是E-HR 的基础。其次是中级阶段，实现人力资源的业务管理，这一阶段是E-HR 的关键。最后是高级阶段，在前两个阶段的基础上，实现决策分析，最终实现战略性的人力资源管理，这也意味着E-HR 的真正建立。

当前，高职院校其人力资源管理呈现出理念不足，意识缺乏， 基础薄弱，建立E-HR 挑战性强等特点。高职院校E-HR 的建立还处于起步阶段。

1. 高职院校人力资源管理理念不够成熟，缺乏战略性思维

不少高职院校还停留在传统的人事管理上，未能理解人力资源管理的内涵，缺乏合理的人力资源中长期规划。在市场配置人力资源的今天，高职院校如果不能够有意识的实施人力资源战略管理，就难以实现选人、用人、留人、育人的人力资源管理四大功能，也就难以掌握高职院校的核心竞争力。

2. 高职院校人力资源管理基础薄弱

一则，高职院校大都缺乏全面准确的基础数据平台。信息时代下，各级各类系统或数据平台纷繁复杂，数据结构各不相同， 造成数据的多头管理，一致性和集成性差。人力资源工作者常常不得不为各类报表、数据平台、系统的填报与维护疲于奔命，数据的及时性和准确性也大打折扣。

二则，高职院校人力资源管理模式不够规范，人为性大。一方面，制度不够全面且执行力差。另一方面，业务流程不规范， 部门间协同效率低，相互间联系、磋商、推诿费时费力，导致工作难以有效开展。

三则，高职院校人力资源管理的方式方法还需改进。由于教师从事复杂劳动，许多高职院校缺乏成熟有效操作性强且又公平合理的绩效考核办法。

3. 高职院校建立E-HR 的挑战性强

当前，不少高职院校正处于从传统人事管理向现代人力资源管理过渡的阶段，思想观念、信息结构、业务流程和政策制度等诸多方面在不断发生变化，这对如何开发出适应性强、容易扩展维护的E-HR 系统，提出了强有力的挑战。

另外，高职院校存在人力资源管理工作者水平发展相对滞后，以及复合型人才缺乏、资金水平有限等问题，给E-HR 的建设增加了一定的困难。

四、高职院校建立E-HR 的意义

E-HR 是先进的信息技术与人力资源管理理念共同发展的产物，有着鲜明的时代特征。高职院校建立E-HR，不仅可以提高人力资源管理的效率与品质，还可以革新人力资源管理理念，最终为高职院校人才战略服务。具体地，其意义如下：

1. 提高了人力资源管理的效率

E-HR 的实现，意味着数据的集成和共享。教师可以通过自助服务平台随时随地查询个人信息，所填业绩成果也不再独立存在，可以同时为岗位聘用、绩效考核、职称评审等业务模块服务；中层干部或其他相关部门可以通过自身的权限直接获取相应的人事信息。这不仅减少了信息的重复填报，减轻了教师的填表负担， 也使得人力资源工作者摆脱了经常向相关部门或教师提供数据支持的烦恼。同时由于数据的集成性、及时性，方便了人力资源工作者大量的报表填报和数据统计工作。从而，大大提高了人力资源管理效率，可以使人力资源工作者从纷繁复杂的重复劳动中解脱出来，将更多的精力投入到人力资源的规划以及战略思考中去，从事更加具有建设性的工作。

2. 提高了人力资源管理的质量

首先，高职院校E-HR 建立的过程实际上也是部门或教职工职责明确的过程，同时也是人力资源管理业务流程再造或规范的过程。其次，E-HR 的建立，也为学校带来了企业先进的人力资源管理办法。例如在绩效考核方面，平衡计分卡、360 度反馈评价及关键业绩指标（KPI）[1]，这三种科学公正的绩效评价体系就已被企业E-HR 系统广泛使用在绩效评价模块中。再次，E-HR 改变了信息传递的方式。通过E-HR，教师获得政策资料变得更加直接，减少了传统的信息传递传多变味的现象。另外，E-HR 为领导提供了高效的决策分析功能。领导决策离不开数据的支持， E-HR 恰好为其提供了最为直接的信息，使得领导决策更加方便有力。

3. 革新了人力资源管理理念

传统的高职院校人事部门只是人力资源管理的执行部门， E-HR 的建立使其成为了部门间的战略性合作伙伴。传统的人力资源管理强调管理，E-HR 的出现，使得人力资源管理变成了管理和服务的综合体。随着E-HR 使用的深入，人力资源由权宜性的管理变为战略管理，文件管理变为人本管理[2]，并最终服务于广大教师，促进教师发展。

4. 降低了人力资源管理成本

一则，E-HR 是高职院校信息化的重要组成部分，在一定程度上，可以使学校实现无纸化办公，减少办公消耗。二则，E-HR 提高了人力资源管理的工作效率，提高了劳动生产率，势必减少在人力资源管理方面的人员经费支出，从而降低了管理成本。

五、高职院校E-HR 系统的构建

E-HR 系统的建设是一项庞大复杂的工程，建设工作需要在有所准备的基础上，按照软件工程的步骤逐步开展。建设中，应合理定位系统的目标与要求，认真规划系统的功能结构，做到从> 才智 /137 创新教育 Innovation Education

宏观上设计把控，微观上实施优化。

1. 准备工作

准备工作应从人力物力财力三方面做起。

（1）人力方面

建设E-HR，需要得到领导层的大力支持，形成一支强有力的建设团队。高职院校E-HR 能否成功实施，首先看领导层的态度和决心，其次看建设团队的努力和智慧。E-HR 系统的建设，在一定程度上可以说是“一把手工程”[3]。领导观点认同和行为示范是E-HR 建设成功的重要保障。E-HR 的建设要求领导层能够全盘考虑、组织协调、有效调度各种建设力量，为E-HR 的建设提供必要的权利保障。同时，E-HR 系统不仅仅是人力资源部门使用，也会涉及到教务、科研以及信息技术等部门，需要成立一支结构完整、素质良好的建设团队，以便在需求分析、实施控制、运行维护等各个环节提供全面的人力资源保障。

另外，高职院校建立E-HR 系统需要找一家具有优秀研发能力、信誉良好的供应商，这也是人力方面应该慎重考虑的一个因素。高职院校自身学校的计算机、网络、软件工程方面的人力资源有限，大多数院校难以自行研发。虽然市场上有成熟的E-HR 产品出售，但是几乎都是面向企业的，而企业和高职院校毕竟性质特点不同，不便采用“拿来主义”直接使用，通常都需要在企业E-HR 系统的基础上结合高职院校的需求进行二次开发，而这一方案成功与否的关键就是能否找到一家具有良好研发能力和值得信赖的供应商。

（2）物力方面

首先，E-HR 系统的建设需要有完整的基础数据平台作支撑。缺乏准确完整的基础数据平台建立E-HR 就等于纸上谈兵。其次， E-HR 系统的建设需要有校园网、应用服务器、数据库服务器和若干客户端等物理载体。

（3）财力方面

建立E-HR 系统的投资巨大，学校必须要有预算以及可取的经费渠道作为保障。

2. 构建步骤

（1）在需求调研的基础上，形成需求分析报告

学校E-HR 建设团队需要通过大量的需求调研，分析并确认E-HR 的需求。需求分析应该从宏观到微观，从抽象到具体逐步开展。过程中，应充分考虑院校的发展方向和优先次序，合理定位， 形成体现院校自我需要的需求报告。需求分析既要考虑适用性，也要有前瞻性。

（2）招标确立供应商

依据需求报告，通过招标，寻找一家具有二次开发能力信誉良好的供应商。其招标可以委托代理，以获取软件招标的专业支持。

（3）设计解决方案，着手开发实施

E-HR建设团队应与供应商共同对需求进行充分的研讨分析， 以进一步确认。在此基础上，制定适合自己院校的E-HR 解决方案， 然后开发并实施方案。

（4）试运行并推广

积极全面的进行试运行，发现系统的问题与不足并调试改进。试运行验收通过后，全面推广使用。

3. 系统目标

考虑到高职院校的特点和实际需求，E-HR 系统应达到如下系统目标：

（1）信息管理和数据共享

作为E-HR 的基本需求，首先要能集中管理院校的人力资源信息，包括教职工的基本信息、党政职务、专技职务、岗位聘用、继续教育、薪资状况等。其次，教职工可以通过自身的权限查询、更新有关人力资源的信息，实现数据共享和及时有效维护。再次，人力资源工作者和领导层可以对数据进行统计分析，以辅助报表填写和高层决策。

（2）业务管理

通过E-HR 系统，能够实现诸如职称评审、岗位调整、考勤管理、绩效考核等人力资源管理业务流程的电子化。教职工能通过网络客户端在线进行职称评审、继续教育、休假、“双师”素质认定等事宜的自助申请，部门领导和相关业务处室负责人可以在权限范围内处理申请，进行审批、评价等工作，人力资源部可以实现全面的人力资源业务管理。

（3）自助服务

教师通过E-HR 系统可以自助查询并在权限范围内管理个人业绩成果等信息，提出业务申请，学习相关文件和规章制度。从而实现自我服务、自我学习、自我管理。

（4）决策分析

这一目标，主要是针对决策层。能实现决策层简单、快捷、全面、直观、有效的掌握人力资源状况，把握关键人才信息，分析人工成本、师资队伍结构等，从而辅助决策，实现人力资源战略管理。

4. 系统要求

除了上述功能方面的目标外，高职院校E-HR 系统在技术和系统特点上还应该满足以下要求：

（1）开放性

现如今，各个院校都在建设自己的数字化校园、数据中心等，系统越来越多，许多系统由于未能及时维护而弃之不用，独立的系统显得愈发难以生存。这就要求E-HR 系统具有一定的开放性，以实现E-HR 系统与数据中心、数字化校园等系统对接，以减少系统维护的工作量。

（2）灵活性

随着高职院校由传统的人事管理向人力资源管理过渡，信息项或发生变化，业务流程有可能需要优化和再造，功能必要时也要扩展。因此，需要E-HR 系统具有一定的灵活性，以便适应变化。

（3）模块化

人力资源管理涉及业务众多，需要认真提炼归类，实现模块化，以便开发和使用。

（4）交互性

高职院校E-HR 系统应充分注重教师体验，要有良好的交互性。相对于本科院校而言，高职院校教师水平发展相对滞后，如果系统的交互性差，加上人力资源管理方式的转变，在系统的使用推广过程中，教师容易产生抵触情绪。因此，需要对信息组织、页面布局等方面提出较高的要求。

（5）兼容性

高职院校E-HR 系统大多需要人力资源管理软件企业来建立， 这一过程中，通常会涉及二次开发，学校和供应商应充分重视二次开发部分与原有E-HR 系统的兼容性，以保证信息提取、推送和业务流转的流畅性。

（6）安全性

系统应保证信息的安全性。一方面，系统应具备严格的身份认证、用户角色、权限、敏感字段等内容的管理，主动预防信息泄露和损坏。另一方面，系统应有恢复机制，在遭到攻击时，能够通过日志分析、备份恢复等技术手段得以恢复。

5. 功能结构

根据高职院校E-HR 系统使用对象的不同，大体上将系统分为四个部分，分别是员工自助部分、中层自助部分、领导决策部分和人力资源部门全面的人力资管理部分，见图1。四部分相互贯通、相互影响。在员工自助部分，员工可以查询个人信息，实现培训、休假、职称评审和“双师”素质认定等自助申请，同时也可以绩效自评，了解通知公告、政策制度等。在中层自助部分，中层干部查询权限内的信息，在线业务受理以及适当统计分析。人力资源部门全面的人力资源管理部分，包括组织机构、人员信息、招聘、岗位聘用、合同、师资、人事变动、考勤、业绩、绩效考核、薪酬福利、报表统计、文档以及系统等管理。在领导决策部分，领导通过综合分析，在全面掌握人力资源现状、关键人才、人工成本等信息的基础上，实现人力资源的战略决策。> 才智 /138 创新教育 Innovation Education