论高校二级学院办公室职能定位及工作创新

摘要：高校二级学院办公室属于高校服务的中心与枢纽，是为高校提供服务的中心，也是对各个部门进行协调的枢纽。但是，在我们国家的高校二级学院办公室管理之中，存在着管理模式还不够现代化，工作人员不具有完善的培训与学习模式，工作人员对自身职业的认同感不高等问题。因而我们要不断的明确高校二级学院办公室的定位，进一步加强其工作创新，构建具有现代性的管理制度，提高工作人员的职业认同感，从而更加充分的发挥高校二级学院办公室的协调与服务作用。

关键词：二级学院；办公室管理；服务协调；现代管理制度1.高校二级学院办公室职能定位

高校二级学院办公室作为高校行政管理的重要构成要素，首先具有与上级部门进行联系的作用。通过得到二级学院的管理人员的同意之后，二级学院办公室的工作人员可以与上级部门进行联系。同时，高校二级学院办公室具有与同级部门进行联系的作用。我们国家高校二级学院会与自身的同级部门产生各种各样的联系，这时候就需要办公室发挥其协调与服务的功能。高校二级学院办公室具体的职能定位主要体现在以下几个方面：

第一，高校二级学院办公室属于内外协调中心。因为其工作内容具有复杂性与综合性的特点，所以也是将二级学院与外界进行联系的纽带。外来单位与高校进行联系的时候，都会以二级学院办公室作为首选，所以，二级学院办公室的形象宣传有着极为重要的作用。所以，高校二级学院办公室要严格的遵守制度，保持自律，积极的发挥其协调与服务的作用。而且，高校二级学院办公室有着对外来信息进行汇总与整理的作用，同时将这些信息反馈给学院，将学院与外界联系与协调起来。所以，二级学院办公室发挥着极为重要的外界联系功能。

第二，高校二级学院属于上下协调中心。一方面，二级学院办公室会将高校上级部门的各类问题与情况进行收集与汇总之后展现给高校二级学院，再由二级学院的处理意见反馈给高校上级部门。而且，高校二级学院办公室会将学院教师与职工的意见收集起来，从而反映给高校上级部门，让上级部门积极的了解教师与职工最为关心的各类问题，并将上级部门的各类信息与精神驾驶有效的传递给学院的教师与职工。

第三，高校二级学院办公室属于信息汇总中心。二级学院一方面发挥着信息咨询的功能，另一方面还发挥着落实上级政策的功能。二级学院办公要积极的对高校的重点与全局工作进行学习与研究。二级学院办公室作为信息汇总中心，要做好信息咨询工作，一方面要将学院的工作进行汇总与整理，另一方面要将高校内部与外部的信息及时的传递给教师与职工。同时，二级学院办公室要积极的对上级的政策进行落实，并对各类情况进行及时的反馈与分析。

第四，高校二级学院办公室属于教职工自助中心。二级学院办公室会积极的了解与把握学院教师与职工的各类困难与问题，对于小问题予以快速的帮助，对于大问题，及时的汇报给上级部门。学院教师的主要工作便是教学，所以很少有机会了解行政工作，也不清楚各类行政管理流程。这种情况下，高校二级学院办公室就要积极的帮助教师，帮助教师整理职称与聘用相关的材料，帮助教师进行财务报账等等。从而充分发挥教师自助功能，更好的为教师提供服务。

第五，高校二级学院办公室属于高校服务中心。首先，二级学院办公室属于二级学院的文件发出与接收中心，这些文件包括各类经费申请、意见反馈、申报立项等等，这些都由二级学院办公室充分吸收教师与职工的意见后，由相关领导同意后，汇报给高校上级部门。所以，高校二级学院办公室要充分发挥好自身的服务功能积极的了解教师与职工的各类需求；其次，二级学院办公室工作最主要的目标便是更好的维护学院教师与职工的利益，因而，二级学院办公室在工作的过程中，要充分的考虑各方面的需求，进行更加良好的服务。最后，二级学院办公室还发挥着重要的会议筹办功能，在这种过程中，从会议的筹备再到会议的细节安排，二级学院办公室都要更好的发挥各类服务功能，从而避免各类纰漏的出现。

目前，我们国家针对高校内部的薪酬制度进行了改革，这种改革的目的在于更好的促进资源的配置。但是这也会使得二级学院的教师与职工产生一定的不满情绪，这时候就需要二级办公室充分发挥其组织协调作用，积极的听取教师与职工的意见，并将这些意见及时的传递给上级，也将上级的精神传达给教师与职工，从而促进高校各项工作的顺利开展。

2.高校二级学院办公室管理工作中存在的问题

2.1 办公室工作人员培训与学习制度不完善

二级学院办公室属于高校管理的中心与枢纽，可以有效的将高校上级的文件与精神传递给学院教师与职工，同时也还要将教师与职工的意见及时的传达给上街，并且还要为学院教师与职工提供各方面的服务，因此，高校二级学院办公室的工作内容极具复杂性与综合性，面对如此繁杂的工作，二级学院办公室的人员很难再有时间与精力进行学习。但是，二级学院办公室人员只有通过不断的学习与培训，才可以不断的提高自身的专业水平与专业能力，从而为教师与职工提供更好的服务，更好的发挥其枢纽与中心作用。而且，大多数人员认为学院办公室只是处理日常事务的普通部门，其工作不具有太高的技术含量。但是，学院二级办公室工作具有十分高的科学性与专业性，而其工作人员需要较高的专业素质与专业能力。而目前的情况下，高校针对二级学院办公室并没有建立足够科学有效的培训制度，工作人员也没有系统的学习时间，这对高校二级学院办公室的工作创新与工作质量带来了极大的负面影响。

2.2 办公室管理制度不够现代化

目前，我们国家高校的大多数二级学院办公室的工作仍然只是停留在日常事务的处理上，没有对自身进行的工作进行科学的整理与总结，也没有充分运用相关的管理理论，没有能够形成具有高度科学性的现代化管理制度。目前，高校传统的管理制度不具备足够的科学性，也没有足够科学有效的考核与竞争机制，这使得办公室的工作人员拥有了在完成工作就可以的错误态度，严重缺乏工作积极性与热情，这大大降低了高校二级学院办公室的工作效率。同时，办公室的考核制度也不够完善，无法对工作人员的业绩情况进行积极的评价，使得工作人员也没有办法获得足够的发展。

因为长期忽略工作人员的发展需求，使得办公室工作人员的工作积极性与热情受损，无法充分发挥其主体作用，也没有积极的进行工作与管理创新，对工作只是采取应付的态度，使得二级学院办公室工作处于效率不高，工作方式陈旧的状态。这对高校二级学院办公室工作的质量带来了极大的阻碍，也对高校的发展带来了一定的负面影响。

2.3 办公室工作人员职业定位不明确

在高校二级学院办公室工作之中，工作人员是关键性的要素。二级学院办公室作为高校管理的中心与枢纽，其工作人员要具有极高的业务能力与素质。然而，在现实中，有些高校为了引进人才往往会将其家属安排到行政岗位之中，这使得工作人员的专业与工作需要严重不符合，也没有得到系统的学习与培训，使得这些工作人员不具有足够明确的职业定位。

首先，高校二级学院办公室工作人员对自身的工作内容产生了认识偏差。一些工作人员简单的认为办公室管理工作仅仅是完成上级交代的任务，很显然，这种认识是十分不全面的。这种认识使得办公室工作人员只是机械的完成自身的工作，而不考虑工作方式创新的可能性。

其次，高校二级学院办公室工作人员不具备足够的职业认同感。一些高校二级学院办公室的工作人员觉得办公室的工作十分琐碎与繁杂，学校不够重视，不具有足够的上升空间，所以其对自身职业的认同感较低，既不愿意对自身的工作进行深入的了  解，也不愿意对自身的工作方式进行创新。

3.高校二级学院办公室管理工作创新途径

目前，随着互联网技术的快速发展，高校管理的信息化程度也在不断的加强，高校二级学院办公室应当明确自身的定位，以服务教师与职工作为核心，将推进办公室工作创新作为着力点，进一步加强办公室管理与制度的质量，不断的为高校与教职工提供更加优良的服务。

3.1 积极推进员工继续教育与培训制度创新

在高校二级学院管理工作之中，工作人员属于其关键性因素，也是推动办公室工作进一步发展的根本动力。在一定程度上，高校二级学院办公室工作人员的能力与素质对办公室工作效率与质量起着决定性的作用。所以，想要推进二级学院办公室工作创新，要从提高工作人员业务能力入手。尤其是在目前高校信息化程度不断加深的现在，更要重视办公室工作人员各方面能力的提升。

首先，高校二级学院办公室工作人员应当不断的进行学习，不断的提高自身的专业水平与专业能力。工作人员应当在工作的同时不断的进行学习自身的专业知识与相关的业务知识，从而明确对办公室管理职能的定位，积极的借鉴相关的管理与工作经验与先进理念，不断的完善自身的知识结构。

其次，高校应当完善相关的培训制度。高校应当将线下培训与线上培训的形式结合起来，不断的拓展培训方式，定期的进行专题培训与小组讨论等新型培训模式，不断的利用信息化模式进行更加完善的培训。同时，也要不断的加强办公室各部门工作人员之间的交流与沟通，让其找到自身的不足，借鉴与学习他人的优秀做法，从而不断的提高其业务能力与专业素质。

3.2 加强现代管理制度创新

想要不断的提高办公室工作质量与效率，不断的进行创新，就要对自身的管理制度进行创新，建立科学有效的现代化管理制度。这种管理制度一方面有着普通办公室管理工作的共性，另一方面又有着其独特的特点。这使得二级学院办公室在完善与规范其制定时，要依照其工作具有的独特特点与情况，构建一套明确的权利义务制度与现代化管理制度，从而通过制度管理的方式不断的提高工作人员的工作积极性与热情，不断地提高其创造能力，让工作人员在积极工作的同时积极的进行工作创新。

想要建立具有现代性的管理制度，就要建立科学有效的评价与考核机制。要在管理制度中引入竞争机制，依照岗位的实际需求聘用适合的人才，提高办公室工作的科学性与专业性，提高其工作人员的职业认同感。要在管理制度中引入评价考核机制，构建科学合理的评价保障，不断的提高工作人员的工作积极性、创造性与主动性。依照具体的考核标准对工作人员进行监督，依照工作人员的业绩请进行酬劳与奖励分配，不断的提高工作人员的积极性与创新能力。

3.3 进一步推进信息化管理创新

在目前的高校管理之中，信息化管理属于一种必然趋势，通过信息化管理一方面可以更好更及时的为教师与学生提供服务，另一方面可以通过信息化渠道来了解与把握各类动态，更好的进行宣传与推广。

首先，要构建科学完善的信息管理平台。高校二级办公室要构建一个具有多种交流沟通功能的信息平台，进行多元的信息交流，保障信息传递的效率与统一性，避免因为传统的方式带来信息延迟的现象。

其次，要进一步发挥信息平台的各类优势。高校二级办公室要不断的加强信息平台内容的丰富性，让各类信息更加有效的传递给教师与学生，从而更好的发挥二级办公室的协调与服务职能。

最后，要加强信息的筛选制度。高校二级办公室在进行信息化管理的过程中也要注重信息的真实性，正确的发挥信息平台的作用，对错误的信息进行及时的排除，从而更好的发挥信息平台的作用，更好的提供办公室职能服务。

4.结语

高校二级学院办公室作为高校服务的中心与枢纽，起着重要的协调与服务功能，但是，当前高校二级学院办公室管理中仍然存在着诸多问题。在这种情况下，我们要进一步明确高校二级学院办公室的职能定位，不断的对高校二级学院管理工作进行创新，从而不断的提高其工作效率与质量，进一步促进我们国家高校全面的发展。

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基金项目：东莞职业技术学院科研基金资助，课题编号2017c17。