结合妙思文献集成系统谈我馆图书验收工作——以山西工程技术学院图书馆为例

刘 峰 王桂秋 贾文军 边文萍 葛彦萍 冯 瑜 山西工程技术学院图书馆山西阳泉 045000

说明：该基金项目为2013 年山西工程技术学院科学研究计划项目—— “图书验收系统开发”（项目编号K20130705004）的部分成果。

【文章摘要】

本馆自图书采购采用政府招标的方式后，图书编目业务实行全部外包模式，这就对与图书验收工作流程紧密相关的各个业务环节都提出了更高的要求，与此同时在妙思文献集成系统下进行图书验收出现了一系列问题，为了使现有的妙思系统更好的发挥图书验收的功能，急需开发一套适应本馆图书验收工作的新系统，才能更好的为图书馆服务，缩短新书与读者的见面时间，满足广大读者的信息需求。

【关键词】

图书验收；图书采访；若干问题

随着图书馆业的发展，大批量的图书购进，图书编目业务外包已成发展趋势，图书验收工作也随之发生了较大改变，除了对图书质量、价格和册数进行验收工作外，还要看到馆图书是否为本馆所订购图书，图书的分类、编目数据、馆藏信息、图书加工（书标、条码、磁条、馆藏章等）是否正确，这就对图书验收工作的内容和质量都提高了要求。

1 图书验收与图书采访

图书验收与图书采访紧密相连，图书验收工作是图书馆采访工作中的关键环节。2013 年，学院投入大量资金支持图书馆的文献资源建设，本馆图书采购采用政府招标的方式，通过图书统采招标，各书商进行竞标，使得本馆图书采购工作更加阳光透明，先后与三家公司建立合作关系。

1.1 图书采访步骤

本馆根据学院学科建设、教学和科研的需要，以及图书馆文献资源建设发展方向，负责各学科各文种的图书采集，肩负着图书馆文献资源体系建设的任务，因此在采购过程中的每一个细节都严加把关，首先要对读者进行深入细致的调查，制定相应的图书采购计划；然后根据学院所拨经费的多少按比例划分出各系部使用额度；接着通过学科馆员和文献资源建设委员会的老师们对书商提供的书单进行圈选，或者组织文献资源建设委员会委员和骨干教师到书展活动现场进行采选；最后经过中文图书采购系统对圈选的图书进行多次查重，才能最终确立图书采购订单发给书商进行采购。

1.2 图书采访的重要环节

书目整理是图书采访的重要环节，也是最繁冗复杂的一项工作。由于书商及各家出版社所提供的书目字段名不一，详尽程度各异，时间先后顺序不同等一系列问题，对供货商及各个出版社发回的书单要做大量重复性的整理以及书单分发和收集等工作。面对纷繁无序的书单，工作人员首先要对多个不同格式的书单按字段名统一制作为相同格式的工作表，经过妙思中文采购系统查重后，对查重后导出的Excel 工作表再按分类号进行排序，选取各系所对应分类号的书目分成若干个Excel 文件发至各系部的文献资源建设委员会委员，各系部的文献资源建设委员会委员再安排系里不同专业学科的教师们对书单进行圈选，等把所有各系老师们发回的书单进行整理合并成一个Excel 工作表后，再次导入中文采购系统，通过格式转换为ISO，进行查重过滤（采购书目复本数量不一，对于查重后的书目导成Excel 表后，对复本数还得依次进行手工录入）， 最后导入预订库。如图1 所示。

虽然图书采访的整个过程比较繁琐，但图书采访工作做得认真仔细，图书验收工作的质量将大大提高；反过来，图书验收工作也是对采访工作的监督和检验。

2 图书验收工作流程

本馆图书编目业务实行外包模式，图书验收工作采用手工验收与计算机验收相结合的方式来进行。

2.1 计算机图书验收工作

为了方便图书验收，本馆严格要求书商按订单采购图书，并以50 种图书为一个批次进行编目。书商将编目好的批次数据发给本馆编目人员，编目人员对不同批次的图书要进行系统地配号与典藏分配工作，然后将做好的数据发给书商对我馆采购图书进行加工，并同时打印《编典传送明细》、典藏传票，为验收工作做好前期准备。

书商按照本馆要求将加工好的图书按馆藏图书数据库分配地址和批次进行打包与发货，图书到馆后，按编目批次顺序码放。本馆工作人员对应到馆图书的包号批次，首先拆验本批次的样本图书，进入妙思中文图书采购系统当中的“预订数据检索”，扫描图书的ISBN 号，查验是否是本馆所订购图书，再进入“工作库全程检索”，扫描ISBN 号，查找信息，检验图书正题名、价格、分类号、分配地址、条形码等信息是否正确。经系统查验后，不是本馆预订的图书将退还书商。是本馆预订的图书就开始检查图书质量，是否有盗版与印刷、装订问题，与《编典传送明细》的具体内容相核对（内容有：序号、索取号、正题名、获得方式、复本数、金额、登录号区间），看有无数据与加工问题，有问题的在备注栏内标注清楚，并把有问题的图书挑拣出来备查与做修改，没问题的图书直接在备注栏内打√。验完一个批次后，有问题的图书编目人员要查明原因并做及时修改或与书商沟通解决。

2.2 手工图书验收工作

工作人员首先将图书的书目明细与妙思中文典藏数据库中的数据核对；接着核对检查项目（有金额、采购数量）；其次核对检查的详细内容：⑴所供图书的印刷、装订质量是否符合要求；⑵所供图书是否全新、正版；⑶所供图书是否为采购单位选订内容；⑷图书加工是否符合要求；⑸所供图书是否存在数量方面的差距；⑹是否提供发货清单（清单包括：包号、书名、定价、出版社、订数）。以上内容核对无误后，参与图书验收的工作人员要在图书验收报告上签字。签字后进行图书交接，将验收完毕的图书与各库室交接后，典藏库数据传送至中央库，新书进入流通系统读者方可借阅图书。

3 图书验收过程中出现的问题

纵观本馆的图书验收工作，是以手工验收为主，计算机验收为辅的模式，存在工序繁琐、费时费力、进入流通时间较长、与读者见面时间迟滞、人员需求量大等弊端，非常有必要建立以计算机验收为主，手工验收为辅的模式。但是本馆妙思系统中的验收功能利用率很低，究其原因主要有：⑴书目验收与馆配（书商）加工服务批次不相匹配，采购系统的验收功能无法实现，系统调不出编目人员加工的相应批次。⑵在手工验收过程中无法核查本馆已预订但书商未采购到的图书，通过妙思系统书目验收功能无法实现。⑶妙思系统中已有的图书验收功能虽然比起手工验收的程序更详尽，但在本馆实行业务外包的情况下却无法进行系统验收，若是本馆自己加工的图书才可以使用。

综上所述，本馆急需开发一套适应图书验收工作的新系统，与目前使用的妙思系统结合起来，更好的为图书馆服务，尽可能的缩短图书由加工进入馆藏流通的时间，尽快使广大读者与新书见面；同时还应制定科学合理的图书验收准则，遵循严谨规范的图书验收流程，强化图书外包业务的质量标准，提高图书馆工作人员的综合素质，使图书验收工作向科学化、制度化、有序化的方向发展，方能高效的开展图书验收工作，强有力的保障馆藏图书质量，为我院的教学、科研做出应有的贡献。

【参考文献】

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[4] 吴朝英. 对高校图书馆图书验收工作的实践与思考[J]. 农业图书情报学刊，2010（10）：118-121

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